A pesar de algunos aspectos negativos (de la ley) — contrarios al sentido de independencia de las comunidades, en cuanto a la toma de decisiones— y algunas imposiciones que pueden perturbar el desarrollo armónico de una convivencia obligada para quienes han decidido establecer su hogar en edificios, podemos observar en la ley algunas disposiciones trascendentales y ventajosas, que tiene que ver con los informes que debe preparar y presentar el administrador, en varias instancias y que están relacionadas con la contabilidad.
Artículo 21.- El administrador estará obligado a rendir cuenta documentada y pormenorizada de su gestión, ante el comité de administración en forma mensual y ante la asamblea de copropietarios en cada sesión ordinaria y al término de su administración. El administrador deberá consignar, en cada cuenta que rinda, el detalle de los ingresos y gastos, incluida las remuneraciones y pagos relativos a seguridad social del personal contratado, así como el saldo de caja, entregando una copia informada por el banco de todas las cuentas bancarias, cartolas de estas cuentas y respaldo de pago de los seguros contratados. Para estos efectos, la documentación correspondiente deberá estar a disposición de los copropietarios y arrendatarios del condominio y ser proporcionada con, al menos, veinticuatro horas de antelación respecto de las sesiones ordinarias de la asamblea de copropietarios o de las reuniones del comité de administración en que deba rendirse la cuenta mensual.
Como podemos ver, para cumplir cabalmente con todo este cúmulo de exigencias, y simplificar este proceso, solo debemos aplicar un sistema contable simple, computacional y de fácil operación.
DONDE DICE: " El administrador tendrá la responsabilidad de recaudar los montos correspondientes a las obligaciones económicas, emitir certificados en lo relativo al estado de deudas de las unidades SE CUMPLE emitiendo un "estado de cuenta contable".
DONDE DICE. "... informar al comité de administración las gestiones realizadas para el cobro de dichas obligaciones respecto de los propietarios, arrendatarios u ocupantes morosos, SE CUMPLE emitiendo un "listado de morosos y su situación individual"
DONDE DICE: ..." llevar la contabilidad del condominio disponiendo de un mecanismo sencillo" , SE CUMPLE llevando contabilidad tradicional ( no existe otro mecanismo mas sencillo, claro y versátil, único sistema mundial y uniforme de llevar la contabilidad".
En la contabilidad del condominio, el administrador deberá representar fidedignamente el estado de situación financiera, con actualizaciones mensuales, para lo cual deberá considerar a lo menos el desglose de los siguientes conceptos:
1. Gastos Comunes Ordinarios: en este apartado deberán especificarse los gastos relativos a la administración, mantención, reparación y uso u consumo de servicios básicos colectivos.
2. Gastos Comunes Extraordinarios
3. Fondo Común de Reserva, indicando el total disponible y los gastos que mensualmente se hayan imputado al mismo.
4. Multas, intereses, pago por arriendo de espacios comunes y otros similares, devengadas en el período respectivo.
Adicionalmente, en la contabilidad del condominio, el administrador deberá presentar el estado de las cuentas bancarias debidamente conciliadas e inversiones y otros instrumentos financieros, vinculados a la administración del condominio. Adicionalmente deberá considerar expresamente el detalle de pago de cada una de las unidades respecto de los gastos y fondos referidos anteriormente. Asimismo, deberá considerar el pasivo del condominio, como cuentas de proveedores, remuneraciones, honorarios y obligaciones
previsionales adeudadas del período, deudas con bancos y otras de similar naturaleza.
Ahora bien, si el procesamiento contable se aplicara acorde con métodos y procedimientos establecidos por cada contador —tal como procesa actualmente la información cada administrador de condominios — se obtendrían resultados incomparables, sin uniformidad y formulados con criterios diferentes.
Menciones al proceso contable:
Funciones del administrador, Artículo 20,numeral 4)"... llevar la contabilidad del condominio conforme a las normas que establezca el reglamento de la ley..
Artículo 31.- "... En el aviso de cobro correspondiente deberá constar la proporción en que el respectivo copropietario debe contribuir a los gastos comunes, al fondo común de reserva, junto con los intereses y multas que adeudare a la fecha. Además, en dicho aviso se deberá señalar en detalle el total de los ingresos, egresos mensuales y el saldo de caja del condominio.
Las nuevas disposiciones contemplan, entre otras medidas, establecer mayor transparencia en la gestión administrativa, de modo que haya uniformidad en la presentación de los informes financieros que deben presentar periódicamente los administradores a la comunidad.
Por lo tanto, se avecinan cambios, especialmente en los métodos de trabajo y evacuación de informes, los que deberán ser presentados acorde con el sistema contable tradicional. Ante este nuevo panorama, quienes tienen a su cargo la gestión administrativa deberán adecuar sus métodos de trabajo y adoptar el uso de la técnica contable basada en los llamados Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.
Para graficar lo expuesto, a continuación se presenta un MODELO DE BALANCE ANUAL (HAGA CLIC EN LA IMÁGEN PARA CONTINUAR)
